Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.

Người tổ chức sự kiện không chỉ lên thiết kế chương trình, liên hệ các công ty cần thiết, mà còn phải biết liên hệ tất cả khách hàng, khách mời…để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối. Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không. Do vậy, nhân viên event phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình.

Để một sự kiện diễ ra tốt đẹp và thành công thì cần lưu ý những điều sau :

Trước tiên cần có một kịch bản tóm tắt các nội dung công việc cần thực hiện, ai phụ trách nội dung gì, thời gian, địa điểm, loại hình sự kiện muốn tổ chức.

Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ…Tuy nhiên để đảm bảo cẩn đi khảo sát, thăm dò địa điểm tổ chức xem có phù hợp với lượng khách mời không. Khi đó doanh nghiệp sẽ có đầy đủ số liệu và thông tin cụ thể hơn.

Khi làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.

Cần phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình từ Người Mẫu, Ca Sĩ hay MC, .....,Để đảm bảo cho chương trình được diễn ra tốt đẹp và thành công thì trước ngày diễn ra sự kiện cần phải tổng duyệt trước để xem các hạng mục nào chưa hoàn thành, cần điểu chỉnh như thế nào cho đúng với kịch bản để có phương pháp giải quyết.

Mặt khác trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.

Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào.

Cảm ơn bạn đã ghé thăm Trần Gia. Chúng tôi mong muốn mang đến bạn những đóng góp cụ thể và các phương pháp làm sự kiện sao cho chuyên nghiệp và hiệu quả.

Với các chương trình cụ thể, xin Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với số điện thoại :           0966.067.436 ,386 chúng tôi sẽ tư vấn miễn phí và có báo giá chi tiết để Quý khách hàng có thể tham khảo. TRẦN GIA sẽ luôn là người phục vụ cho lợi ích của Quý khách hàng..

Cám ơn Quý khách đã quan tâm và ủng hộ Trần Gia!!!

CÔNG TY SỰ KIỆN TRẦN GIA

TRAN GIA Event Co.,LTD



Add1: No 65.LienHoa, KhamThien.Str, Đonga.Dist,HN

Add2:  No 1/628, HoangHoaTham.Str, BaDinh.Dist,HN

Branch Office: No 28/2b, Huynh Tan Phat.Str, Dist 7, HCM.City

Hotline:0967.818.209/   0984.410.005

Email: kinhdoanhevent@gmail.com



Website: WWW.trangia-co.com