Bí quyết sử dụng Macro trong Excel ?

Những công việc lặp đi lặp lại luôn khiến chúng ta nhàm chán và tốn thời gian. Nhưng với Macro trong Excel bạn sẽ không phải mệt mỏi với các việc đó nữa.

Bạn đã bao giờ mệt mỏi vì phải thực hiện các công việc lặp đi lặp lại trong Excel chưa?

Trong các phiên bản Excel công việc đó trở nên vô cùng đơn giản nhờ tính năng Macro. Đây là công cụ giúp bạn ghi lại các thao tác chuột và bàn phím khi chạy. Macro sẽ thực hiện một cách chính xác những hành động đó theo thứ tự mà bạn đã làm. Nhờ vậy, bạn có thể tiết kiệm thời gian cho những công việc lặp đi lặp lại nhiều lần.

Để tạo Macro bạn nhấn menu View và chọn Macros > Record Macro.

Cửa sổ Record Macro xuất hiện cho phép bạn tạo Macro mới. Đầu tiên hãy đặt tên cho Macro ở mục Macro name. Tên có thể bao gồm chữ cái, số và ký tự gạch dưới. Tên của Macro phải bắt đầu bằng 1 chữ cái. Bạn có thể đặt các phím tắt để chạy Macro trong mục Shotcut key.

Vậy là từ giờ Excel sẽ ghi lại tất cả các bước khi bạn thực hiện công việc. Khi thực hiện xong bạn dừng việc ghi của Macro bằng cách chọn Macro > Stop Recording.

Có một điều khá rắc rối mà bạn cần chú ý. Giả sử bạn muốn di chuyển từ ô A8 đến ô B8 sau khi thực hiện 1 hành động. Bạn sẽ phải dùng phím mũi tên phải để di chuyển. Nhưng điều quan trọng là Excel sẽ không ghi nhận đó là việc sử dụng phím mũi tên phải mà chỉ hiểu là vị trí bạn muốn đến tiếp theo là ô B8. Khi bạn khởi động Macro vừa tạo tại vị trí C8, thay vì chuyển đến ô D8 như mong muốn thì Excel sẽ quay lại ô B8. Dù bạn chạy Macro ở bất cứ ô nào thì vị trí tiếp theo vẫn trở về B8.

Điều này xảy ra vì Excel hiểu đó là 1 vị trí cố định chứ không phải là vị trí tương đối. Nếu bạn muốn Excel di chuyển đến ô bên bên phải của ô hiện tại thay vì ô B8, bạn phải kích hoạt Relative References. Nó nằm trong trình đơn Macro và ở dưới Start/Stop Recording.

Sau khi ghi lại các Macro bạn sẽ không cần thực hiện các bước lặp đi lặp lại nữa. Thay vào đó bạn chọn Macro > View Macros. Tại đây sẽ hiển thị tất cả các Macro mà bạn đã tạo. Chọn Macro bạn cần và nhấn Run. Bạn cũng có thể chỉnh sửa và xóa Macro tại cửa sổ này.

Một cách khác đơn giản và được nhiều người lựa chọn hơn đó là sử dụng phím tắt. Nếu bạn quên đặt phím tắt cho Macro thì chỉ cần chọn Macro đó rồi nhấn Options và đặt lại phím tắt. Giờ đây, bạn có thể thực hiện núi công việc lặp đi lặp lại chỉ bằng cách nhấn phím tắt.

Chúc các bạn thành công!