Chia sẻ kinh nghiệm về danh bạ trong Outlook

ầu hết các bác sử dụng những dòng máy có thể đồng bộ (synch) được với máy tính đều biết kỹ các võ quản lý danh bạ. Có thể trên diễn đàn này đã nói rồi, nhưng em vẫn xin nêu chút kinh nghiệm cho các bác mới vọc vào BB, không dám qua mặt các cao thủ, có gì sai xin các bác bỏ qua

Rào đón thế là đủ, xin bắt đầu khi có một thiết bị mới, nhiều bác vẫn quen cách copy số từ sim sang danh bạ trên máy và/hoặc ngược lại. Đây là cách cổ điển và nhà quê nhất, chỉ dùng với các máy đời quá cũ, không synch được với máy tính. Khi các bác đã cầm trong tay một thiết bị thông minh như BB, PPC, palm, smartphone-symbian (tóm lại là những thiết bị không làm việc trực tiếp với SIM)... thì hãy quên cách này đi

Một phương pháp quản lý contacts phổ thông và nhiều người biết nhất hiện nay, là sử dụng Outlook của Microsoft. Em đã dùng qua một số soft khác nhưng không soft nào bằng được thằng đầu to này, chắc do em dùng quen rồi.

- sao lưu danh bạ

Có bác cho rằng cứ backup dữ liệu trên BB bằng Blackberry Desktop Manager (từ nay gọi là BDM) là xong, nếu không may nghịch ngợm làm mất dữ liệu thì restore. Cách này chỉ đúng khi bác mãi mãi dùng thiết bị ấy, khi bác chuyển qua thiết bị khác, và nếu là của hãng khác hoặc đời khác thì bộ backup cũng vứt.

Tốt nhất là chúng ta sao lưu contacts qua outlook

Bước 1: Đồng bộ BB (hay bất cứ thiết bị handhell- PDA nào) với máy tính bằng phần mềm hỗ trợ. Với BB thì dùng BDM, đương nhiên

ví dụ với BB (tiếc là em ko có máy nào để minh hoạ):

Bước hai: dùng tính năng synchronize bằng cách từ BDM bấm đúp vào biểu tượng này.

Chú ý ở cửa sổ synchronize các bác chuyển tab configuration->nhấn nút configuration synch. Ở đây có mấy tuỳ chọn:
+ chuyển dữ liệu qua lại giữa PC với BB<<+ Chuyển dữ liệu từ BB sang PC
+ chuyển dữ liệu từ PC sang BB
+Chương trình sẽ đồng bộ với BB trên PC- đa phần chọn outlook các bác nhá.

ở tab synchronize, trước khi nhấn synchronize now, các bác nhớ tích vào synchronize organize data (liến thoắng tiếng Anh đau mồm quá :"> )
- sau đó nhấn synchronize now
Dữ liệu hai bên sẽ trao đổi. Sau bước này, các bác mở contacts trong outlook sẽ thấy đầy đủ các danh bạ. Như thế là xong một nửa phần sao lưu.

Bước 3: Tiếp theo, các bác chỉ việc export (xuất) danh bạ trong outlook thành một file, bằng cách từ outlook vào file->import and export-> export to a file -> (em chọn) Microsoft excel. Các bác cũng có thể export ra bất kỳ định dạng nào mà outlook hỗ trợ (có một list dài). Chương trình sẽ xuất ra một file, sao lưu file này thì sẽ không bao giờ mất danh bạ, cho dù có mất máy, cho máy, đổi máy...

Bước 4: Khi import vào contacts, làm tuần tự theo các bước ngược lại: từ outlook vào file->import and export-> import from a file...

Đừng hoảng hốt khi contacts cả điện thoại lẫn outlook đều trống trơn!
Đây quả là một kinh nghiệm xương máu mà em mắc phải.
Khi contacts nhiều quá, lên đến hàng nghìn, một số trong đó không bao giờ gọi cho mình, hoặc không bao giờ mình gọi đến, các bác nên:
1. dọn dẹp xoá bớt bằng cách đồng bộ vào contacts trong outlook,
2. xoá những số không cần thiết.
3. Tiếp đó, ngắt đồng bộ, xoá hết trong điện thoại
4. và cuối cùng đồng bộ trở lại giữa máy tính với điện thoại để copy contacts sang.

Tuy nhiên, nếu trước đó, các bác đặt tuỳ chọn là chỉ chuyển dữ liệu từ BB sang máy tính thì sau khi synch, contacts trong outlook cũng trắng tinh luôn. Các bác đối mặt với việc mất danh bạ hoàn toàn.

Đừng hoảng hốt. Trước hết dùng outlook restore lại file backup đã sao lưu, để chắc chắn rằng mình vẫn còn những contact đã sao lưu trong lần synch gần đây nhất.
- Tiếp đó, cái này đơn giản thôi nhưng nhiều người cuống không nghĩ ra, từ outlook->chọn thư mục mail-> chọn delete items (nằm trong personal folders)
Các bác sẽ thấy tất cả các contacts bị xoá đều nằm trong này. Hãy chọn các contacts cần phục hồi (chuột +ctrl hoặc shift + mũi tên lên xuống), sau đó nhấn chuột phải, chọn move to folder)-> contacts. Nhấn OK. Sau bước này, tất cả các contacts vừa bị lỡ xoá sẽ lại nằm đúng chỗ của nó.

Cuối cùng các bác có thể synch bình thường, danh bạ vẫn còn nguyên.

Rất tiếc là ở đây em ko có chú BB nào để minh hoạ bằng hình trong BDM cho thêm trực quan, hẹn sẽ up hình vào dịp gần đây, hihi!