Chức năng Paste Special trong Microsoft Excel được dùng cụ thể như thế nào

Hướng dẫn sử dụng tính năng Paste Special trong Excel. - Trong quá trình soạn thảo trong Excel, ta thường phải thực hiện các thao tác sao chép, cắt dán, xóa và chèn cột dòng,…. khá nhiều lần. Mỗi khi cần sao chép một danh sách, không phải lúc nào ta cũng cần sao chép nguyên các định dạng và giá trị các ô, vùng. Có thể ta chỉ cần sao chép định dạng (font chữ, mầu chữ, mầu nền, khung viền,…) của vùng dữ liệu đó, hoặc sao chép chỉ công thức (formula) mà thôi. Với chức năng Paste Special, ta có thể sao chép các ô, vùng dữ liệu với nhiều tùy chọn khác nhau. Chức năng này còn cho phép người sử dụng hoán chuyển hàng cột, thực hiện các phép toán số học trên từng ô hay liên kết dữ liệu tới các ô trong vùng dữ liệu nguồn. Để tìm hiểu chức năng này, ta xét một số ví dụ sau: *) Ví dụ 1: Giả sử ta có một vùng dữ liệu như hình bên: Chọn toàn bộ vùng cơ sở dữ liệu, nhấp chuột phải -> copy. Nhấp chuột phải sang một vùng chưa nhập liệu, chon Patse – Special Bây giờ, ta để ý đến từng tùy chọn của chức năng Patse Special: a) Phần Paste: - All: Sao chép toàn bộ dữ liệu cùng với các định dạng phông chữ, khung viền và công thức. - Formula: Sao chép toàn bộ vùng dữ liệu, cả các công thức được sử dụng nhưng không sao chép định dạng khung, viền, và phông chữ. - Values: Sao chép giá trị hiển thị trên các ô, không sao chép các định dạng khung viền, phông chữ và công thức trong vùng dữ liệu nguồn. - Format: Chỉ sao chép định dạng phông chữ, khung viền. Các giá trị ô và công thức trên các ô không được sao chép. - Comments: Chỉ sao chép các chú thích tại các ô được nhập chú thích trong vùng dữ liệu nguồn. Tất cả các định dạng khác, công thức, giá trị ô trong vũng dữ liệu nguồn không được sao chép. - Validation: Chỉ sao chép tính hợp lệ khi nhập dữ liệu vào các ô. Tính hợp lệ là giá trị cho phép khi ta nhập liệu vào từng ô, để đặt tính hợp lệ khi nhập dữ liệu, ta chon Data – Validation. - All except borders: Sao chép tất cả dữ liệu, định dạng, công thức nhưng bỏ qua khung viền. - Column width: Chỉ sao chép độ rộng các cột. - Formulas and number formats: Chỉ sao chép công thức và định dạng cho các ô có giá trị số. - Values and number formats: Chỉ sao chép giá trị các ô và định dạng cho các ô có giá trị số.
b) Phần Operation: - None: Không thực hiện thêm các phép toán số học khi sao chép. - Add, Subtract, Multiply, Divide: Cộng, trừ, nhân, chia giá trị từng ô tại vùng dữ liệu nguồn với ô tương ứng bên vùng sao chép đến. - Skip blanks: Không thục hiện sao chép khi gặp các ô có giá trị rỗng bên vùng dữ liệu nguồn. Điều đó có nghĩa giá trị ô tương ứng bên vùng sao chép đến được giữ nguyên. - Transpose: Hoán chuyển hàng cột của vùng dữ liệu. - Paste Links: Liên kết toàn bộ các ô của vùng sao chép đến với các ô tương ứng bên vùng dữ liệu nguồn. Điều đó có nghĩa: Giá trị của ô nào bên vùng dữ liệu nguồn thay đổi sẽ dẫn đến sự thay đổi giá trị ô tương ứng bên vùng sao chép đến. *) Ví dụ 2: Cho ma trận như hình bên, hãy chuyển vị và ghộp ma trận: - Bước 1: Chuyển vị ma trận: + Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu B2:E5 + Menu Edit -> Copy + Đưa con trỏ sang 1 vùng khác, Menu Edit -> Paste Special, chọn Transpose - Bước 2: Ghộp ma trận: + Chọn vùng dữ liệu chứa ma trân vừa chuyển vị, menu Edit -> Copy. + Đưa con trỏ đến ô đầu tiên của vùng dữ liệu ban đầu (B2), menu Edit -> Paste Special + Chọn Skip Blanks-> OK. Kết quả chuyển vị và ghộp ma trận.