Hướng dẫn sử dụng Excel 2013 với những tính năng mới

1. Ghi lại các cuộc gọi thoại Skype

MP3 Skype Recorder là ứng dụng rất tốt để ghi âm lại các cuộc gọi thoại qua Skype. Ứng dụng cho phép tải về miễn phí và khá dễ sử dụng. MP3 Slype Recorder hoạt động trên tất cả các hệ điều hành Windows và cho file âm thanh có chất lượng cao.

Sau khi tải về và cài đặt MP3 Skype Recorder trên máy tính, bạn sẽ thấy biểu tượng ứng dụng trên khay hệ thống. Nhấn đúp chuột vào biểu tượng này để mở cửa sổ ứng dụng chính.

Phần mềm có giao diện dễ hiểu. Trên đó, bạn sẽ tìm thấy lựa chọn để xác định thư mục để lưu file ghi âm. MP3 Skype Recorder lưu tất cả các cuộc gọi Skype thành file định dạng MP3. Bạn cũng có thể chỉnh sửa một số thiết lập ghi âm và chế độ ghi âm.

Để bắt đầu ghi, nhấn vào nút “ON” trên MP3 Skype Recorder.

Tiếp theo, mở ứng dụng Skype trên máy tính và bắt đầu cuộc gọi thoại với người bên kia bằng cách nhấn nút “Call” màu xanh trên ứng dụng.

Sau đó, một hộp thông báo nhỏ sẽ xuất hiện ở góc dưới bên phải màn hình máy tính, cho thấy quá trình ghi âm đã được bắt đầu. Thông báo này hiển thị cả Skype ID của bạn và của người ở đầu bên kia.

Khi bạn kết thúc cuộc gọi trên Skype (bằng cách nhấn nút màu đỏ), bản ghi âm sẽ tự động được lưu vào thư mục bạn đã chọn trước đó.

2. Ghi lại các cuộc gọi video Skype

Free Video Call Recorder for Skype là giải pháp tiện lợi để ghi lại các đoạn chat video qua Skype. Không giống nhiều phần mềm thu phí khác chỉ cho phép dùng thử miễn phí để ghi đoạn video có độ dài giới hạn, Free Video Call Recorder for Skype cho phép ghi lại video độ dài không giới hạn.

Lưu ý: Trong quá trình cài đặt, chương trình sẽ tìm cách tải về và cài đặt một số phần mềm phụ. Người dùng cần lưu ý để bỏ đánh dấu và từ chối cài đặt những phần mềm không mong muốn.

Free Video Call Recorder for Skype có giao diện cực kỳ đơn giản với các nút ghi âm, tạm ngừng và nút dừng. Phần mềm hiển thị đồng hồ đếm giờ cho biết độ dài đoạn ghi âm. Ở trình đơn xổ xuống “Recording mode”, bạn cũng có thể ghi lại video ở chế độ picture-in-picture (ảnh trong ảnh), hoặc chọn chỉ ghi lại hình ảnh của người bên kia hoặc chỉ ghi lại âm thanh.

Bạn có thể chuyển tới cửa sổ “Options” trong ứng dụng để chỉnh thêm các thiết lập khác ở các tab (thẻ) “Video Audio”, “Output”.

Các thao tác để ghi âm cùng Free Video Call Recorder for Skype rất đơn giản. Khi ứng dụng đang chạy, hãy mở Skype và bắt đầu cuộc gọi video.

Quay trở lại cửa sổ Free Video Call Recorder for Skype và nhấn nút ghi âm. Thao tác này sẽ bắt đầu quá trình ghi và bạn có thể ghi lại cuộc gọi video có độ dài tùy ý. Sau khi hoàn thành, nhấn nút ngừng để lưu lại đoạn video.

Phần mềm cho phép lưu file kết quả theo định dạng MP4.

Microsoft Excel có thể coi là phần mềm văn phòng thân thiết với nhiều người và được sử dụng phổ biến tương đương như Microsoft Word. Nó giúp tổ chức dữ liệu dưới dạng bảng biểu một cách khoa học và linh hoạt, đồng thời hỗ trợ phân tích, thống kê, đánh giá dữ liệu một cách nhanh chóng thông qua các hàm tính toán và biểu đồ.

Bài này sẽ không phải là tài liệu hướng dẫn những thao tác cơ bản của Excel vì những thao tác này vẫn được “di truyền” từ Excel 2010 (và các đời trước nữa) sang Excel 2013. Thay vào đó chúng ta sẽ tìm hiểu về những cái mới nổi bật nhất của Excel 2013.

Thêm các hàm toán học

Trước hết, Excel 2013 được bổ sung thêm một số hàm tính toán mới. Vì thế để tìm hiểu về các hàm mới này, bạn có thể dùng hộp thoại Insert Function.

Bước 1: Chọn ô bạn muốn thực hiện hàm.

Bước 2: Vào tab FORMULAS, chọn Insert Function ngay đầu tiên.

Chọn ô bạn muốn thực hiện hàm sau đó vào tab FORMULAS, chọn Insert Function ngay đầu tiên (khoanh đỏ).

Bước 3: Hộp thoại Insert Function sẽ mở ra. Ở đó, bạn chọn hàm mình muốn áp dụng.

Hộp thoại Insert Function sẽ mở ra. Ở đó, bạn chọn hàm mình muốn áp dụng. Trong ảnh chọn hàm SUM (cộng tổng) thông thường.

Bước 4: Nhập dữ liệu cho hàm.

Nhập dữ liệu cho hàm. Trong ảnh, ta lấy dữ liệu từ ô F4 đến F6.

Nếu bạn còn nhớ thì địa chỉ của một ô có dạng [Cột][Dòng]. F4 nghĩa là ô địa chỉ ở dòng 4 của cột F, vì thế trong ảnh trên F4:F6 là lấy dữ liệu từ dòng 4 đến dòng 6 của cột F để tính tổng.

Bước 5: Người dùng Excel có thể sử dụng các hàm một cách nhanh chóng hơn bằng dấu “=” và gọi tên hàm, vì thế hãy tham khảo thêm tên các hàm mới tại đây.

Người dùng Excel có thể sử dụng các hàm một cách nhanh chóng bằng dấu “=” và gọi tên hàm.

Phân tích dữ liệu tức thì

Trong Excel 2013, bạn có thể phân tích, đánh giá dữ liệu một cách tức thì ngay sau khi nhập xong bảng dữ liệu.

Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu bạn muốn phân tích nhanh.

Bước 2: Bấm chọn nút Quick Analysis hiện ra phía góc dưới bên phải của vùng dữ liệu đã chọn (phím tắt là Ctrl + Q).

Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu bạn muốn phân tích nhanh. Sau đó bấm chọn nút Quick Analysis hiện ra phía góc dưới bên phải của vùng dữ liệu đã chọn (khoanh đỏ).

Bước 3: Sẽ hiện ra một danh mục các lựa chọn xử lý dữ liệu như hình trên, trong đó có phân loại (FORMATTING), vẽ biểu đồ (CHARTS) hay tính tổng (TOTALS)…

Bước 4: Chọn một kiểu phân tích (bạn có thể để chuột phía trên mỗi lựa chọn để xem trước).

Hướng dẫn sử dụng Excel 2013: Chọn một kiểu phân tích (bạn có thể để chuột phía trên mỗi lựa chọn để xem trước). Trong ảnh ta chọn vẽ biểu đồ cột cho dữ liệu.

Khuyến nghị biểu đồ phù hợp

Không chỉ giúp người dùng nhanh chóng phác họa ra hình thái dữ liệu bằng các biểu đồ, Excel 2013 còn biết khuyến nghị biểu đồ nào phù hợp với dữ liệu của bạn nếu cần.

Bước 1: Để nghe lời khuyên biểu đồ phù hợp từ Excel 2013, bôi đen vùng dữ liệu của bạn.

Bước 2: Chọn Insert => Recommended Charts.

Bước 3: Cửa sổ Insert Chart sẽ hiện ra với tab Recommended Charts đã mở sẵn. Xem qua những kiểu biểu đồ được Excel 2013 cho là phù hợp bằng cách chọn trong danh sách. Nếu đã hài lòng, hãy bấm OK, còn nếu chưa tìm thấy biểu đồ như ý, bạn vẫn có thể mở thẻ All Charts để xem toàn bộ các kiểu biểu đồ.

Trong tab Recommend Charts của cửa sổ Insert Chart, xem qua những kiểu biểu đồ được Excel 2013 khuyến nghị. Nếu đã hài lòng, hãy bấm OK, còn nếu chưa tìm thấy biểu đồ như ý, bạn vẫn có thể mở thẻ All Charts (vùng khoanh đỏ).

Điền nhanh

Điền nhanh hay Flash Fill, là chức năng mới nổi bật của Excel 2013 được Microsoft giới thiệu rất nhiều thời gian gần đây. Chức năng này giống như một trợ lý giúp nhập liệu hoàn thiện cho bạn ngay khi nắm bắt được kiểu mẫu dữ liệu bạn định nhập.

Ví dụ, bạn đã có sẵn một danh sách dài tên họ đầy đủ của một tập thể nhưng giờ muốn tách riêng ra một cột tên, một cột họ.

Bước 1: Nhập tên người đầu tiên sang cột bên cạnh.

Bạn đã có sẵn một danh sách dài tên họ đầy đủ của một tập thể nhưng giờ muốn tách riêng ra một cột tên, một cột họ? Trước hết hãy nhập tên người đầu tiên sang cột bên cạnh.

Bước 2: Đến khi bắt đầu gõ cái tên tiếp theo, Flash Fill đã đoán ra được ý định của bạn và gợi ý điền hộ cho cả danh sách còn lại.

Flash Fill đã đoán ra được ý định của bạn và gợi ý điền hộ cho cả danh sách còn lại.

Nếu bạn thấy chuẩn, hãy ấn Enter để Flash Fill làm nốt công việc nhàm chán còn lại.

Ân Enter để Flash Fill làm nốt công việc nhàm chán còn lại cho cả danh sách.

Flash Fill cũng sẽ nhận ra cả ý định về chữ hoa, chữ thường. Vì thế, nếu bạn nhập những cái họ đầu tiên bằng chữ thường thì cả cột sẽ được Flash Fill điền bằng chữ thường.

Lưu lên kho đám mây

Một khả năng mới nổi bật và đáng chú ý nhất của Excel 2013 đương nhiên là việc người dùng có thể lưu trữ công việc dang dở lên kho điện toán đám mây và làm tiếp trực tuyến ở bất kỳ đâu, không nhất thiết phải trên thiết bị cũ.

Khi nhấn File => Save As, bên cạnh lựa chọn lưu vào máy tính thông thường (Computer) thì người dùng giờ có thể đẩy lên hệ thống đám mây OneDrive.

Theo những hướng dẫn cơ bản, trong lần đầu lưu trữ lên đám mây, bạn phải chọn One Drive trong mục Add a Place (bôi đậm trong hình trên) và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft.