Làm sao để quản lý e-mail hiệu quả ?

Hoặc bạn đang lãng phí thời gian để kiểm soát hàng tá e-mail bằng cách trả lời từng cái một, hay bạn “mặc kệ” chúng trong các hộp thoại của bạn cho đến khi nó đầy ắp giống như một chiếc thùng lộn xộn. Vậy phương pháp phân loại và trả lời sẽ là chìa khóa giải quyết những vấn đề này.

Hãy sử dụng tính năng xem trước e-mail (nếu có)

Sử dụng tính năng xem trước e-mail cho phép bạn nhìn lướt qua vài dòng đầu tiên của một bức thư

Điều này sẽ cho phép bạn nhìn lướt qua vài dòng đầu tiên của một bức thư nào đó thông qua một ô cửa sổ, vì vậy bạn sẽ không phải mất thời gian mở e-mail ra để đọc nó và bạn có thể xóa nó ngay lập tức khi nó không thật sự cần thiết. Điều này cũng đồng nghĩa với việc tránh cho bạn mở phải một bức thư nào đó có chứa virut.

Hãy sử dụng thư mục draft - một nơi chứa tin nhắn nháp

Dùng thư mục draft để lưu những thư nháp

"Nếu tôi biết tôi cần phải trả lời ngay một e-mail nhưng không có thời gian và hứng thú để làm ngay lúc đó, tôi thường bấm vào trả lời hoặc trả lời tất cả và sau đó chỉ cần lưu nó trong các thư mục bản thảo của tôi," điều mà Walter S. Mossberg chia sẻ trong chuyên mục quản lý công nghệ cá nhân của tờ Wall Street Journal. "Sau đó, tôi dành thời gian để soạn thảo lại các tin nhắn và gửi chúng đi". Chỉ cần dành một chút ít thời gian mỗi ngày để trả lời những bức thư là bạn đã có một hòm thư ngăn nắp rồi đấy.

Thiết lập các thư mục trong e-mail của bạn

 
Hãy tạo các thư mục với tiêu đề cụ thể

Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp e-mail của mình trở nên hợp lý hơn. Hãy tạo các thư mục với tiêu đề như: câu lạc bộ sách, cải tạo nhà bếp, chuyến đi cắm trại…hoặc cho người mà bạn thường xuyên liên lạc như: anh chị em, bạn bè, đồng nghiệp. Di chuyển các  bức thư bạn muốn giữ lại vào các thư mục thích hợp. Thông tin quan trọng sẽ không bị lạc giữa các thư lộn xộn, hoặc bị xóa tự động bởi các chương trình của bạn.

“Ném” vào thùng rác những bức thư mà bạn đã đọc

E-mail là một thiết bị lưu trữ lớn

Tuy nhiên những bức thư này vẫn tồn tại trong mail của bạn vì e-mail là một thiết bị lưu trữ lớn. Ông Mossberg nói "Tôi nghĩ e-mail như là một cơ sở dữ liệu có giá trị đối với con người". Ví dụ, nếu một người bạn một năm trước gửi cho bạn một bức thư với nội dung là số điện thoại của một người bạn cũ và bạn đã quên ghi lại nó, nhưng bạn vẫn có thể tìm lại nó thông qua e-mail cũ. Hoặc bạn muốn tìm lại thông tin liên lạc của các nhà tuyển dụng mà trước đây đã gửi thư mời đến cho bạn. Tất cả những việc này sẽ không phải là vấn đề nếu bạn đã giữ các e-mail này trong các thư mục trên ổ cứng.

Tổng hợp tất cả các mail trong một hộp thư

Có những e-mail được sử dụng chỉ để mua hàng

Có một số người thường phải sử dụng nhiều e-mail dịch vụ cùng một lúc như: e-mail tại công sở, e-mail tại nhà riêng hay là các e-mail được sử dụng chỉ để mua hàng. Nếu khi bạn thường xuyên đi du lịch và bạn cần xem mọi tài khoản của bạn cùng một lúc, tất nhiên bạn có thể làm được điều đó. Hầu hết các chương trình e-mail sẽ cho phép bạn gửi và nhận thư từ các tài khoản của bạn. Truy cập phần “Trợ giúp”  để tìm hiểu chi tiết cho việc thiết lập chương trình này nhé.