Làm thế nào để thành công trong giao tiếp?

rong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường xuyên phải giao tiếp với nhiều người, với nhiều đối tượng thuộc các tầng lớp khác nhau. Sự tinh tế, khéo léo trong cách ứng xử với mọi người đã giúp cho chúng ta đạt tới một nghệ thuật, nghệ thuật giao tiếp.

 

Có thể, bạn rất khéo trong cách nói chuyện nhưng lại rất khó khi bắt đầu, hoặc kết thúc cuộc nói chuyện. Hãy thử làm theo một số mẹo dưới đây để giúp bạn tự tin hơn nhé.

1. Khi bắt đầu một cuộc gặp, cần chuẩn bị một số vấn đề để thảo luận cũng như các câu hỏi có liên quan. Nếu bạn từng gặp một người nào từ trước đó, cố gắng nhớ những thông tin về anh ấy, các thói quen, sở thích hoặc bất cứ vấn đề gì liên quan đến cả bạn và anh ta.

2. Đầu tiên hãy nói lời chào. Nếu bạn không chắc họ nhớ tên của mình thì hãy giới thiệu tên của bạn để tránh bị bối rối. Cười và bắt tay đối tác.

3. Giới thiệu về mình, cố gắng nhớ tên của đối tác và nên sử dụng thường xuyên.

4. Hãy bắt đầu câu chuyện bằng các câu hỏi mở. Ví dụ “Mọi người tham dự có vẻ rất đầy đủ, anh đến đây được bao lâu rồi?”. Hoặc bạn cũng có thể hỏi về các chuyến đi, hỏi xem họ có quen biết những vị khách khác không, và quen trong trường hợp nào.

5. Lắng nghe và đưa ra các ý kiến phản hồi để thể hiện bạn là người rất quan tâm đến câu chuyện của đối tác. Mắt nhìn đối tác, đừng bao giờ liếc quanh căn phòng trong khi họ đang nói.

6. Bạn nên lắng nghe nhiều hơn nói.

7. Hãy đóng góp ý kiến một cách tích cực. Luôn cập nhật thông tin, sự kiện để câu chuyện thêm phong phú. Hãy bắt đầu bằng câu hỏi: "Bạn nghĩ gì về vấn đề…?", "Bạn đã bao giờ nghe…". Tuy nhiên, cũng cần tránh đưa quá nhiều chủ đề bởi như vậy rất dễ rơi vào tình trạng lan man, nhàm chán.

 

8. Hãy tiếp cận và liên kết mối quan hệ giữa nhiều người với nhau trong cuộc gặp để câu chuyện trở nên hấp dẫn hơn.

9. Nếu một ai đó đưa cho bạn một tấm card, hãy đón nhận như là một món quà. Cầm bằng cả hai tay, và dành một chút thời gian để đọc nó. Khi đã đọc xong, cất tấm card vào trong túi áo hoặc trong ví để khẳng định giá trị của nó.

10. Ngôn ngữ cơ thể cũng rất quan trọng. Nó sẽ chỉ rõ bạn  là người như thế nào. Do vậy, dù muốn hay không, khi nói chuyện với người khác cũng phải thể hiện sự mạnh mẽ, tự tin để người khác cảm thấy bạn là người nhiệt tình.

 

11. Trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện, hãy quan sát và lắng nghe những phản ứng của đối tác để có những điều chỉnh thích hợp.

12. Khi kết thúc cuộc gặp, hãy chắc rằng bạn rời đi một cách tế nhị. Ví dụ: "Xin lỗi, tôi có một chút việc ở đằng kia, hẹn gặp lại anh nhé!".

 

Nhớ rằng, mục tiêu trong cuộc gặp là để lại ấn tượng tốt với mọi người, tạo dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với đối tác. Vì thế bạn cần phải khéo léo, nhanh nhạy trong mọi tình huống, nói ngắn gọn và luôn thể hiện sự nhiệt tình.

không tin vội vã
không quá chủ quan
không can thiệp càn
không đàm phán vội

Một số cách giao tiếp cơ bản.

Giao tiếp bằng ngôn ngữ: Ngôn ngữ là phương tiện để biểu đạt ý nghĩ của mỗi người. Khi bạn muốn nói chuyện hoặc trao đổi thông tin với một ai đó thì bạn phải sử dụng ngôn ngữ để truyền tải những thông điệp mà bạn muốn bày tỏ. Ngôn ngữ là một công cụ giao tiếp mà chúng ta luôn sử dụng nó hàng ngày. Nhưng để việc giao tiếp có hiệu quả hơn và truyền tải được những thông tin mà bạn muốn nói một cách rõ ràng và chiếm được cảm tình của người khác là điều mà chúng ta cần học hỏi. Trong giao tiếp sử dụng ngôn ngữ, bạn cần chú ý:

· Âm điệu của lời nói: Vừa phải, dễ nghe, không cao giọng quá, nói to quá hoặc nói nhỏ quá...

· Khi nói chuyện nên tập chung vào chủ đề đang thảo luận, tránh để tư tưởng bị phân tán dẫn đến không hiểu nội dung câu chuyện.

· Khi đối tượng giao tiếp đang nói thì ta nên lắng nghe, tuyệt đối tránh ngắt lời hoặc cướp lời của người nói khi họ chưa nói hết ý của họ.

· Trong khi giao tiếp nên tránh "thao thao bất tuyệt" mà không chú ý đến thái độ của đối tượng giao tiếp. Hoặc đưa ra nhiều câu hỏi cùng một lúc khiến người khác không kịp trả lời.

· Khi nói về một chủ đề nào đó, nếu ta không được rõ thì lúc này nên lắng nghe chứ không nên "nói bừa", nghĩa là phải đảm bảo sự thành thật và chính xác trong lời nói của mình.

· Không nên bảo thủ chỉ coi trọng ý kiến của mình mà không tôn trọng ý kiến của người khác.

Giao tiếp không dùng ngôn ngữ(giao tiếp không lời): Chúng ta sử dụng ngôn ngữ cơ thể, thể hiện nét mặt, ánh mắt diễn tả ý nghĩa những gì chúng ta định nói. Kĩ năng này rất quan trọng vì nó sẽ giúp cho việc giao tiếp của bạn đạt hiệu quả hơn. Hãy cố gắng kết hợp việc giao tiếp không dùng ngôn ngữ với những gì bạn đang nói để thông điệp của bạn mang ý nghĩa điều bạn muốn nói.

Những biểu hiện có tác dụng tích cực trong giao tiếp không dùng ngôn ngữ mà bạn nên học tập và sử dụng:

· Khi nói chuyện hoặc trao đổi một vấn đề nào đó thì bạn phải quay mặt về hướng của đối tượng giao tiếp, ở tư thế ngang tầm có thể cùng đứng hoặc cùng ngồi, tránh ở tư thế cao hơn hoặc thấp hơn quá so với đối tượng của mình.

· Nét mặt luôn thể hiện sự niềm nở, biểu hiện sự quan tâm tới lời nói của đối tượng, tuỳ theo nội dung câu chuyện mà thể hiện sự lo lắng, đồng cảm hoặc vui vẻ...

· Trong khi giao tiếp bạn nên nhìn vào mắt duy trì ánh mắt với đối tượng giao tiếp.

· Có những biểu hiện tán đồng hoặc thể hiện sự lắng nghe như: gật đầu...

Bạn nên hạn chế những hành động sau vì những hành động này không có tác dụng tích cực tới cuộc nói chuyện của bạn:

· Không nhìn vào đối tượng giao tiếp.

· Nét mặt cau có, chau mày...

· Mắt nhìn đi nơi khác trong khi đối tượng đang nói.

· Có những hành động thể hiện không quan tâm tới lời nói của đối tượng như: đọc sách, báo, tài liệu, luôn liếc mắt nhìn đồng hồ hoặc làm một việc riêng nào đó...

· Nét mặt thể hiện sự bồn chồn, nóng lòng có vẻ như đang vội vàng đi đâu đó không chú ý tới đối tượng mình đang nói gì...

Để việc giao tiếp của bạn đạt hiệu quả, để đối tượng giao tiếp của bạn cảm thấy được tôn trọng, để bạn và đối tượng hiểu rõ hơn về các thông tin cùng trao đổi thì bạn cần chú ý lắng nghe và có sự phản hồi.

Lắng nghe: Lắng nghe là khả năng đón nhận và hiểu những thông điệp mà đối tượng muốn nói. Hãy tỏ ra là bạn đang chú ý tới người nói bằng cách gật đầu hay phản ứng đáp lại bằng những câu ngắn gọn thể hiện sự chăm chú của bạn như: ừ, à, thế à, vậy ư... Đừng ngắt lời người nói khi bạn đang nghe! Hãy lắng nghe và sẵn sàng tiếp thu chủ đề, không nên chỉ trích phê phán.

Phản hồi: Có nghĩa là sử dụng những từ ngữ của mình để nhắc lại nội dụng câu chuyện mà đối tượng đang nói bằng những câu tóm tắt ngắn gọn. Mục đích là: để mình hiểu rõ và chính xác về những thông tin mà đối tượng đưa ra, tránh hiểu nhầm như kiểu "ông nói gà, bà nói vịt".

Đôi khi chúng ta nghĩ là chúng ta hiểu được người nói nhưng thường là chúng ta lại không hiểu! Trong trường hợp đó, hãy sử dụng kĩ năng này để giúp ta hiểu hơn về những thông điệp mà người nói đang đề cập.

Một số điều chú ý khi giao tiếp.

Để kết quả của việc giao tiếp như mong đợi thì chúng ta phải có các kĩ năng giao tiếp. Bên cạnh việc sử dụng các kĩ năng trong giao tiếp thì chúng ta cần phải chú ý đến một số điểm sau:

Tuỳ từng đối tượng, hoàn cảnh giao tiếp mà bạn có cách ứng xử linh hoạt, phù hợp.

Khi giao tiếp, điều không thể thiếu được đó là sự tự tin, tự tin về bản thân và tự tin về lời nói của mình. Đừng nên tỏ ra quá rụt dè, thiếu tự tin...Điều đó không có lợi cho việc giao tiếp của bạn.

Nếu có cuộc gặp mặt hay một cuộc hẹn trước với một ai đó thì bạn nên chuẩn bị cho mình một tâm lý thoải mái, sẵn sàng và có thể chuẩn bị trước chủ đề mà bạn sẽ trao đổi. Như vậy sẽ mang đến cho bạn sự tự tin, chủ động trong lần giao tiếp đó.

Một yếu tố tuy nhỏ nhưng có tác dụng rất lớn đến hiệu quả giao tiếp của bạn - đó là trang phục. Bạn nên chú ý đến cách ăn mặc của mình, không nên ăn mặc quá kệch cỡm, hở hang hay quá luộm thuộm - bởi dù bạn có nói hay đến đâu thì qua vẻ không lịch sự của bạn cũng đã khiến người khác mất cảm tình ngay từ giây phút đầu tiên.

Làm gì khi giao tiếp có những bất đồng về quan điểm?

Không phải lúc nào bạn và đối tượng giao tiếp cũng có cùng quan điểm về một vấn đề nào đó. Mỗi người một suy nghĩ, trước một vấn đề mỗi người sẽ có cách nhìn nhận khác nhau. Vậy trong những lúc như vậy bạn sẽ làm gì?

• Không nên có phản ứng. Bạn không nên có phản ứng gay gắt ngay từ đầu. Mà nên dành thời gian để suy nghĩ về điều đã nói và hiểu cảm giác của người nói trước khi bạn đáp lại. Hãy đợi đến khi bạn có đủ thông tin để tránh đưa ra những giả thuyết sai.

. Không nên chỉ chích hay phê phán: Quan điểm của mỗi người còn phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố như: nhận thức, trình độ hiểu biết, tính cách....của mỗi người. Vì vậy, chẳng có gì phải căng thẳng nếu ai đó không đồng quan điểm với mình. Nếu quan điểm của mình là tích cực thì cũng không nên chỉ chích hay phê phán, xem thường, chế nhạo suy nghĩ, quan điểm của người khác. Hãy trao đổi dần dần sẽ có lúc bạn và người đó sẽ hiểu nhau hơn.

• Không nên chung chung. Không nên nói một cách chung chung mà nên nói cụ thể, tập trung vào chủ đề đang thảo luận. Không chuyển chủ đề cho tới khi giải quyết xong.

• Sử dụng các câu bắt đầu bằng đại từ “tôi”. Những câu bắt đầu bằng đại từ “tôi” có thể giúp bạn diễn tả được cảm giác, thái độ, mong muốn của bạn. Sử dụng các thông điệp “tôi” sẽ giúp bạn tránh người khác có cảm giác bạn đang tấn công họ. Ví dụ, nói “Tôi cảm thấy không được hài lòng…” sẽ có tác dụng tích cực hơn là nói: “Bạn làm tôi không được hài lòng…” Hoặc "Tôi nghĩ rằng, nên làm theo cách này sẽ có hiệu quả hơn..." sẽ có tác dụng tích cực hơn là nói "Bạn hãy làm theo phương án này..." Với cách sử dụng câu tôi cho phép bạn thể hiện cảm giác của mình mà không có sự chỉ trích trực tiếp vào người khác.
Chúc bạn thành công!