Mẹo hay sử dụng hàm D trong Excel?

Bạn thường sử dụng một số hàm như SUMIF, COUNTIF và AVERAGE để cộng, đếm và tính giá trị trung bình của một vùng (range) theo một tiêu chuẩn (criteria) nhất định nào đó.

Khi cần tính toán với nhiều tiêu chuẩn hơn bạn có thể dùng công thức dãy hay còn gọi công thức mảng (array formula). Để phân tích một danh sách dữ liệu thoả nhiều điều kiện chọn lọc bạn cũng có thể dùng các hàm D.

Sau đây chúng ta thử sử dụng các hàm DSUM, DCOUNT và DAVERAGE là các hàm “đối chiếu” của SUMIF, COUNTIF và AVERAGE. Các hàm D nêu trên có dạng: =DSUM(database,field,criteria), =DCOUNT(database,field,criteria) và =DAVERAGE(database,field,criteria). Trong đó:

- Database là khối (Block) dữ liệu, ở đây là A1:B11 (gồm cả tiêu đề cột).

- Field là tên cột (Column), ở đây là cột “Lương” (có cả dấu ngoặc kép). Vì đây là cột thứ nhất của khối dữ liệu nên bạn có thể thay “Lương” bằng 1 (số một, không có dấu ngoặc kép).

- Criteria là phạm vi khối cần ghi điều kiện chọn lọc, ở đây có thể là D1:E2 hoặc D1: E3 nếu bạn cần thoả 2 điều kiện của cùng một cột (cứ thêm 1 điều kiện của cùng 1 cột thì thêm một dòng). Vì hàm D tính toán theo cột, nên tiêu đề cột của Database và tiêu đề tương ứng của Creteria phải giống nhau.

Để tính tổng tiền lương “lớn hơn 500.000”, bạn gõ vào ô D2: > 500000 và gõ vào ô F2: =DSUM(A1:B11,”Lương”,D1:E2) hoặc =DSUM(A1:B11,1,D1:E2). Kết quả là 9.500.000.

Để tính tổng tiền lương “lớn hơn 500.000” và “nhỏ hơn 300.000”, bạn gõ thêm vào ô D3: <300000 và gõ vào ô F3: =DSUM(A1:B11,”Lương”,D1:E3). Kết quả là 9.800.000. Bạn cũng có thể gõ công thức vừa nêu vào ô F2 (thay vì F3), kết quả cũng vẫn là 9.800.000.

Nếu để ý bạn sẽ thấy, khi không điều kiện nào được nhập vào Criteria thì giá trị của =DSUM(A1:B11,”Lương”,D1:E2) sẽ bằng giá trị của =SUM(A2:A11), tức là bằng 11.200.000. Và nếu bạn chỉ nhập 1 điều kiện >500000 vào ô D2 thì =DSUM(A1:B11,”Lương”,D1:E2) có cùng giá trị với =SUMIF(A2:A11,”>500000”) tức là bằng 9.500.000.

Bạn có thể gõ thêm các điều kiện vào các ô E2:E3. Thí dụ để tính tổng số tiền lương của những nhân viên có mức lương “lớn hơn hay bằng 500.000 thuộc 2 phòng A và phòng B, bạn gõ >=500000 vào 2 ô D2 và D3 rồi gõ A vào ô E2 và B vào ô E2. Kết quả ở ô F3 là 8.200.000.

Sau khi làm quen với hàm DSUM bạn có thể sử dụng hàm DCOUNT để đếm các trị số trong cột lương lớn 500.000 và nhỏ hơn 300.000. Bạn sẽ thấy kết qủa là 7. Bạn cũng có thể dùng hàm DAVERAGE để tính giá trị trung bình, thí dụ tính tiền lương trung bình của những người có mức lương lớn hơn 1.000.000. Kết quả là 2.633.333. Ngoài 3 hàm D nêu trên, bạn có thể thử với các hàm D khác như DCOUNTA, DMAX, DMIN...