Tư vấn cho em chuyển từ file WORD sang PDF ?

PDF (Portable Document Format) là một chuẩn về định dạng file tài liệu do hãng Adobe tạo ra và đã được áp dụng rộng rãi trong các ứng dụng văn phòng kể cả lĩnh vực Internet. Nếu so với chuẩn DOC của MSWord do Microsoft đưa ra, PDF có nhiều ưu điểm như PDF bảo mật tốt hơn, giữ nguyên định dạng file, cho phép in ấn mà không cần phải có font chữ sử dụng trong văn bản.

Ngoài ra, file PDF luôn có kích thước nhỏ hơn file DOC nên dễ dàng trao đổi qua đĩa mềm, e-mail. Với phần mềm Acrobat Writer, bạn sẽ dễ dàng tạo ra file PDF này. Mời bạn tham khảo cách thức để chuyển một file DOC của Word sang file PDF.

Ba bước để chuyển từ file WORD sang PDF

1. Tạo máy in PostScript ảo:

Để có thể chuyển đổi từ dạng DOC sang PDF, chúng ta phải có một máy in ảo dạng PostScript trên máy. Và máy in ảo này sẽ làm nhiệm vụ chuyển đổi (convert) định dạng từ file DOC sang dạng PostScript mà Acrobat có thể hiểu được. Để làm được điều này, bạn vào Control Panel/Printers/Add Printer, sau đó có thể chọn bất kỳ máy in nào dạng PostScript để cài đặt (máy in PostScript là máy in có chữ “PostScript” trong tên của máy in). Trong bài này, tôi sẽ chọn máy HP/HP LaserJet 4L/4M PostScript. (Lưu ý: Vì đây là cài đặt máy in ảo nên bạn có thể chọn một máy in bất kỳ miễn là dạng PostScript).

2. Chuyển đổi từ DOC sang PostScript:

Dùng Word để mở file DOC mà bạn muốn chuyển đổi, chọn File/Print, sau đó chọn máy in là máy PostScript mà bạn vừa cài đặt, và vì chúng ta chỉ cần chuyển đổi sang dạng PostScript chứ không cần in thực sự, nên chúng ta sẽ đánh dấu chọn mục Print to file (hoặc nhấn phím Alt+L trong cửa sổ Print) - nhấn OK, Word sẽ hỏi bạn nơi để lưu file PostScript này, bạn nhập tên và lưu vào đĩa.

3. Chuyển từ PostScript sang PDF:

Để chuyển từ PostScript sang PDF, bạn cần một công cụ có tên là Acrobat Distiller, công cụ này rất phổ biến, có dung lượng khá nhỏ và có thể tìm ở địa chỉ www.adobe.com hoặc ở bất kỳ trang web phần mềm nào. (Lưu ý: Khi bạn cài đặt Acrobat hoặc bất cứ phần mềm nào của hãng Adobe đều có sẵn công cụ này).

Bạn chạy Acrobat Distiller, chọn File/Open để mở file PostScript mà bạn vừa lưu (hoặc có thể kéo và thả file PostScript đó vào trong cửa sổ của Acrobat Distiller), chương trình sẽ tự động chuyển đổi và kết quả là bạn sẽ được file văn bản ở dạng PDF (nằm chung thư mục chứa file PostScript). Một điều rất hay là mọi định dạng về font chữ, màu sắc, hình ảnh, paragraph... trong file Word sẽ vẫn được giữ nguyên khi chuyển sang PDF, vì vậy bạn có thể yên tâm là tài liệu của bạn vẫn được giữ nguyên mọi định dạng như bên file Word (bạn có thể dùng Acrobat Reader để mở ra kiểm tra lại).

Việc chuyển đổi này rất hữu ích cho những bạn phải mang tài liệu đi in hoặc gửi cho ai đó ở nơi khác (như luận văn tốt nghiệp, bản báo cáo...) mà bạn không chắc là người nhận sẽ có đầy đủ font chữ mà bạn đã dùng. Việc chuyển sang PDF sẽ giúp bạn loại bỏ rào cản về font chữ này, vì như đã nói, PDF cho phép in ấn mà không cần phải có font chữ trên máy.