Tư vấn chức năng của bộ phận trợ lý ?

- Chức năng của bộ phận trợ lý nhìn chung là hỗ trợ công việc hằng ngày của một cá nhân (thông thường là từ cấp chuyên viên cho đến giám đốc) hoặc một phòng ban trong tổ chức. Thông thường tùy yêu cầu công việc, đặc điểm tổ chức… mà chức năng của bộ phận này sẽ được điều chỉnh, từ việc quản lý công việc hành chính đơn giản đến việc điều phối, tổ chức công việc cho đối tượng được trợ lý.

Do vậy, nhiệm vụ cụ thể của người/bộ phận trợ lý cũng sẽ đa dạng tùy theo cấp độ, chức năng chuyên môn, chẳng hạn một trợ lý phòng kinh doanh sẽ có vài nhiệm vụ đặc trưng rất riêng so với một trợ lý tổng giám đốc...

Do bạn không nêu rõ bộ phận trợ lý mà công ty bạn chuẩn bị thành lập sẽ phụ trách trợ lý về mảng chuyên môn nào, do đó chúng tôi liệt kê ở đây một số nhiệm vụ cơ bản của người/bộ phận trợ lý để bạn tham khảo. Bạn cần dựa trên yêu cầu công việc, đặc thù riêng của công ty để bổ sung hoặc điều chỉnh cho phù hợp:

• Soạn thảo văn bản, xử lý cuộc gọi;
• Tổ chức hội nghị, họp hành;
• Quản lý công tác văn thư và lập hồ sơ, lưu trữ;
• Tổ chức các chuyến đi công tác cho bộ phận/cấp trên;
• Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phận/cấp trên;
• Quản lý việc sử dụng và thu mua vật dụng, thiết bị… trong văn phòng;
• Quản lý chương trình công tác và kế hoạch hoạt động của bộ phận hoặc cấp trên;
• Các nhiệm vụ chức năng đặc thù khác…

Hi vọng những thông tin trên sẽ hỗ trợ bạn phần nào trong việc hoạch định công việc cho bộ phận trợ lý. Chúc bạn thành công!