Xử trí những trục trặc “kinh niên” khi làm việc nhóm?

Làm việc nhóm, không ai tránh khỏi chuyện bất đồng ý kiến, tranh luận, phản bác... Những vấn đề đau đầu này không chỉ hút cạn năng lượng sáng tạo của nhóm mà còn khiến năng suất làm việc giảm xuống đáng kể. Đâu là bí quyết để xử trí?

Các giai đoạn trong làm việc nhóm

Không phải các cá nhân khi hợp thành một nhóm là có thể bắt tay vào làm việc ngay một cách ăn ý. Các nhóm làm việc đều phải trải qua bốn giai đoạn phát triển khác nhau: hình thành, “bão tố”, định hình và hoàn thiện. Việc xác định được nhóm làm việc của bạn đang ở giai đoạn nào sẽ giúp trưởng nhóm cũng như các thành viên có được cách xử trí phù hợp.

Trong giai đoạn mới hình thành, các thành viên trong nhóm bắt đầu làm quen với cách làm việc của nhau nên người lãnh đạo nhóm cần phải trực tiếp và thẳng thắn. Giai đoạn “bão tố” là khi các mâu thuẫn và xung đột bắt đầu “ló dạng”, nên trưởng nhóm cần bảy tỏ sự thông hiểu cũng như trực tiếp nhìn nhận vấn đề. Đến giai đoạn định hình, các thành viên lúc này đã hiểu rõ sự khác biệt, ưu – khuyết của nhau, nên trưởng nhóm cần khuyến khích và hỗ trợ nhiều hơn. Vào giai đoạn cuối, khi cách làm việc của nhóm đã hoàn thiện và mỗi người đều có thể dễ dàng thể hiện bản thân, thì người đầu tàu chỉ cần ghi nhận công sức của họ và cổ vũ.

Các công cụ giúp bạn xử trí “bệnh kinh niên”

Có rất nhiều cách để xử trí bất đồng mang tính xây dựng chứ không “bàn ra”, và trong bất kỳ cách nào thì người “đứng mũi chịu sào” luôn phải phát huy năng lực lãnh đạo của mình.

• Xử trí vấn đề, chứ không bới móc cá nhân
• Tập trung vào những gì có thể làm được, chứ không phải những “tảng đá chắn đường”
• Khuyến khích bày tỏ những quan điểm, góc nhìn khác nhau và đối thoại chân thành
• Chia sẻ cảm xúc chứ không đổ lỗi
• Thừa nhận trách nhiệm đối với phần việc của mình
• Lắng nghe để hiểu ngọn nguồn trước khi phản bác
• Tôn trọng ý kiến của người khác
• Giải quyết vấn đề đi đôi với việc xây dựng các mối quan hệ

Khi mâu thuẫn nảy sinh trong cuộc họp, cả nhóm cần chú tâm giải quyết càng sớm càng tốt. Nếu mâu thuẫn không liên quan gì đến đề tài công việc, nên trì hoãn để lại sau. Nếu tình hình quá căng thẳng, quá nóng, hãy giải lao để các thành viên “nguội” bớt.

Vào lại khuôn khổ

Việc “trật đường ray” khi làm việc nhóm có thể khiến các thành viên rối tung  và xáo trộn công việc của nhóm. Để đảm bảo cả nhóm có thể vào lại khuôn khổ, các thành viên cần:

• Tổ chức cuộc họp “cấp cứu” để các thành viên ngồi lại cùng nhau xem xét vấn đề, và cách phòng tránh tình trạng tái diễn.
• Đưa ra quy định chung của nhóm và cần sự đồng thuận của mọi người
• Ghi nhận và ăn mừng thành quả của các thành viên trong nhóm

Đừng bao giờ để cho những “trục trặc kinh niên” làm cản bước tiến của toàn đội. Xử trí các mâu thuẫn bằng kỹ năng và sự tự tin, nhóm của bạn sẽ đạt được mục tiêu đề ra.