Đa số các nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường đều cung cấp giải pháp online: hiểu nôm na là tạo 1 tài khoản online, doanh nghiệp có tên đăng nhập và tài khoản là hoàn toàn có thể xuất hóa đơn bất kỳ đâu khi có kết nối internet và dùng ngay chính chữ ký số khai thuế hiện có của doanh nghiệp để ký hóa đơn.
Còn giải pháp sử dụng phần mềm offline cũng được áp dụng, nhưng tính linh hoạt không cao và phụ thuộc vào máy tính cài đặt trước đó.
Trong phần mềm hóa đơn online có đầy đủ các nghiệp vụ cho doanh nghiệp sử dụng như:
+ Tra cứu hóa đơn
+ Tạo hóa đơn
+ Tạo hóa đơn xóa bỏ
+ Tạo hóa đơn thay thế
+ Tạo hóa đơn điều chỉnh
+ Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
+ Hỗ trợ kết xuất báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
+ Hỗ trợ kết xuất hóa đơn xuất ra trong kỳ
+ Hỗ trợ quản lý khách hàng
+ Hỗ trợ tạo hóa đơn hàng loạt
+ Phân quyền....
Hóa đơn được tạo ra bằng cách nhập thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa vào các trường định sẵn, sau khi hoàn thành thì doanh nghiệp chỉ cần cắm chữ ký số và thao tác ký điện tử. Khi ký điện tử hoàn thành, thì hệ thống sẽ tự động gửi mail đinh sẵn do doanh nghiệp thêm vào bao gồm bản thể hiện hóa đơn điện tử định dạng pdf, file xml, file thể hiện html cùng với đường dẫn (link) xác thực hóa đơn.
Cách lưu trữ hóa đơn
+ Đối với bên bán (doanh nghiệp xuất hóa đơn): toàn bộ dữ liệu tạo hóa đơn sẽ được lưu trữ trên server của nhà cung cấp nên sẽ không lo lắng mất dữ liệu. Khi cần bên bán có thể tự sao lưu về máy của mình.
+ Đối với bên mua (doanh nghiệp mua hàng): chỉ cần lưu các file đính kèm nhận được khi bên bán ký hóa đơn và gửi sang mail của doanh nghiệp mình. Trong trường hợp doanh nghiệp lỡ xóa mail hay vì 1 lý do nào đó mất các file đính kèm này thì họ hoàn toàn có thể nhờ bên bán, gửi lại 1 lần nữa về mail cho doanh nghiệp để sao lưu lại.
Vậy, đối với hóa đơn điện tử: cả bên bán và bên mua không phải thực hiện in hóa đơn ra để lưu trữ, mà chỉ cần sao lưu cẩn thận các thông tin khi được bên bán tạo ra từ phần mềm và ký điện tử.

❀❀❀❀❀❀❀❀❀❀
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TRUNG KIÊN
Website: www.hoadondientutrungkien.com
Mr Bách – 0946097887