Giúp tạo mục lục tự động trong Office 2007?

Tạo mục lục tự động trong Office 2007


1. Khái quát chung về tạo mục lục tự động

Bài viết hướng dẫn tạo một mục lục tự động giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tận dụng những tiện ích có sẵn được nâng cấp thân thiện trong MS Word 2007. Để tạo ra mục lục, bạn đánh dấu cấp độ nội dung và tiến hành chèn mục mục bằng chức năng có sắn của trình soạn thảo.
2. Đánh dấu nội dung và trích xuất thành mục lục
Bước 1: Mở văn bản bạn cần tạo mục lục tự động (hình minh họa là file "Quan he VietNam-NhatBan.doc"
http://vietnamlab.com/dataimages/foldernews/nd/1_17366.jpg
Bước 2: Bạn chọn References trên trình đơn thông minh của bộ MS Office 2007
http://vietnamlab.com/dataimages/foldernews/nd/2_17367.jpg
Bước 3: Lựa chọn vùng chức năng tạo mục lục tự động Table of Contents..
http://www.vietnamlab.com/dataimages/foldernews/nd/3_17368.jpg
Bước 4: Mục lục tự động được tạo trên nguyên tắc cấp độ nội dung, vì vậy, để tạo nó bạn phải lựa chọn cấp độ nội dung cho phù hợp. Ví dụ: 3 phần mở đầu, nội dung, kết luận.. bạn chọn level 1, các nội dung nhỏ hơn sẽ chọn level lớn hơn như level 2. Level 3.... Phần trình bày dưới sẽ hướng dẫn chi tiết để các bạn dễ hình dung.
Để đánh dấu đề mục trong bảng mục lục, các bạn chỉ cần đặt vị trí trỏ chuột vào dòng chứa đề mục và xác định mức (level):
http://vietnamlab.com/dataimages/foldernews/nd/4_17369.jpg
Các bạn thao tác tương tự với các đề mục khác, chú ý chọn level thích hợp.
http://vietnamlab.com/dataimages/foldernews/nd/5_17370.jpg
Sau khi đã hoàn thành việc xác định mức độ các đề mục trong bảng mục lục các bạn di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chèn mục lục và nhấn chọn biểu tượng Table of Contents...
http://vietnamlab.com/dataimages/foldernews/nd/6_17371.jpg
Bạn có thể chọn những kiểu trình bày sẵn có(Automatic...) hoặc tùy chọn chi tiết bằng cách nhấn chọn Insert Table of Contents...
http://vietnamlab.com/dataimages/foldernews/nd/7_17372.jpg
Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents
http://vietnamlab.com/dataimages/foldernews/nd/8_17373.jpg
Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in
Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web (http://www.vietnamlab.com/ad.aspx?adsenseid=11)
Show page numbers: Hiển thị số trang.
Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.
Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading. Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang.
Show levels: Số cấp độ Heading.
Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word
Nút Options...: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính năng khác.
http://vietnamlab.com/dataimages/foldernews/nd/9_17374.jpg
Nút Modify...: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động.
http://vietnamlab.com/dataimages/foldernews/nd/10_17375.jpg
Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ bằng hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: "Bạn có muốn thay thế định dạng cho bảng nội dung mục lục không?"
http://www.vietnamlab.com/dataimages/foldernews/nd/12_17376.jpg
Chọn nút Yes: Đồng ý. Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word còn tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục.
Nhấn chọn OK trong hộp thoại Table of Contens để hoàn tất việc chèn mục lục tự động vào văn bản.
http://vietnamlab.com/dataimages/foldernews/nd/13_17377.jpg
Ở tại phần mục lục này, có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến.
3. Chỉnh sửa mục lục tự động
- Tại mục lục tự động mới được tạo ra ta có thể chỉnh sửa như với mọi văn bản bình thường khác, tức là bạn có thể chọn font chữ , cỡ chữ, cách dòng, màu sắc... thích hợp theo ý của bạn.
- Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, số trang có thể thay đổi, do vậy nếu bạn muốn cập nhật lại chỉ cần click chuột vào Update Table
http://vietnamlab.com/dataimages/foldernews/nd/14_17378.jpg
Hộp thoại Update Table hiện ra với 2 lựa chọn:
http://vietnamlab.com/dataimages/foldernews/nd/15_17379.jpg
Update pages numbers only: chỉ cập nhật số trang.
Update entire table: cập nhật cả số trang và nội dung mục lục
Tùy vào yêu cầu của bạn mà có lựa chọn thích hợp.
Phiên bản MS Office 2007 giao diện và chức năng hết sức rất thân thiện giúp ta thực hiện các công cụ văn phòng dễ dàng và tự nhiên. Cách tạo mục lục tự động trong phiên bản này đã được trực quan hóa. Tôi hy vọng hướng dẫn này sẽ đưa đến cho các bạn cách tạo mục lục nhanh chóng và chính xác, nâng cao hiệu suất làm việc.
Với nội dung trên có thể dài bởi chúng tôi hướng dẫn tương đối cụ thể, nhưng khi bạn đã hiểu thì công việc lại hoàn toàn đơn giản và ngắn gọn.