Những sự cố thường gặp khi nhận và gửi mail là gì?

1.Sai địa chỉ email

Có thể nói đây là lỗi phổ biến nhất hiện nay. Một địa chỉ email thường gồm hai phần: username (tên người dùng) nằm trước kí tự @ và phần domain (tên miền) sau kí tự @. Do đó nếu bạn gửi email đến một địa chỉ không có thật ngay lập tức sẽ gặp email trả về với thông báo đại loại như the username doesnot exist on this system (tên người dùng sai) hay DNS Error:domain name for found (tên miền sai).Bên cạnh đó đa phần người dùng thường nhầm lẫn hai địa chỉ @yahoo.com và @yahoo.com.vn, @hotmail.com và @hotmail.com.vn; hoặc kí tự l, 1 và I.

2. Hộp thư người nhận đã đầy 

Một nguyên nhân khác có thể do hộp thư của người nhận đã đầy với thông báo lỗi thường là mailbox is full hoặc quota has been exceeded. Nếu gửi email đính kèm tập tin mà gặp trường hợp trên bạn nên thử gửi lại email không đính kèm tập tin báo cho người nhận biết tình trạng. Nếu không được bạn không thể làm gì khác ngoài việc gọi điện hoặc sử dụng một biện pháp khác để cho người nhận biết về tình trạng hộp thư của họ.

3. Không kết nối được đến máy chủ email

Đây là lỗi thường gặp nhất khi sử dụng email, mỗi khi thực hiện gởi nhận email, phần mềm báo lỗi "Could not connect to mail server mail.abc.com". Quý khách vui lòng lần lượt thử các trường hợp sau để xác định lỗi:

- Lỗi mạng, gồm: kết nối đến máy chủ email không ổn định, nhà cung cấp dịch vụ internet chặn cổng gởi nhận email. Điểm nhận biết khi gặp lỗi này là: quý khách không kết nối được vào máy chủ email hoặc cả website, nhưng bạn bè / người quen của quý khách vẫn truy cập được. Báo cho nhà cung cấp dịch vụ email biết để tìm cách khắc phục. Tuy nhiên, vì lỗi này có thể liên quan đến rất nhiều nhà cung cấp khác nhau (nhà cung cấp dịch vụ adsl, nhà cung cấp đường truyền, đường trục quốc gia, datacenter, máy chủ DNS, máy chủ,...) nên thời gian khắc phục khó biết trước, đôi khi không thể xác định được là lỗi ở đâu.

- Bị tường lửa của máy chủ chặn địa chỉ IP: quý khách không thể truy cập cả email lẫn web. Truy cập vào địa chỉwww.vipcom.vn/ip hoặc www.vipcomnet.com/ip lấy địa chỉ IP và liên hệ nhà cung cấp dịch vụ để kiểm tra và gỡ chặn.

- Máy chủ hoặc dịch vụ email trên máy chủ bị lỗi hoặc ngừng hoạt động: Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ để khắc phục.


4. Phần mềm email hỏi lại mật khẩu nhiều lần

- Quý khách kiểm tra lại các thông số cài đặt trong phần mềm email client. Kiểm tra tất cả các địa chỉ email được cài trong phần mềm email client và xóa bỏ những địa chỉ không sử dụng.

- Tốt nhất nên đổi mật khẩu địa chỉ email và nhập lại vào phần mềm email client.


5. Nhận được thư, nhưng không gởi được

Quý khách vẫn nhận được thư, nhưng không gởi được (thư vẫn nằm trong outbox) hoặc gởi được nhưng sau đó thư bị trả lại.

- Máy chủ email bị lỗi: Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ để khắc phục.

- Các máy chủ email từ chối thư của quý khách, và xem thư của quý khách là spam. Truy cập vào địa chỉ www.vipcom.vn/ipđể kiểm tra xem IP của quý khách có trong Black list hay không và làm theo hướng dẫn để khắc phục.

- Lỗi mạng: rất khó xác định trách nhiệm và nơi để yêu cầu hỗ trợ. Quý khách có thể thử sử dụng webmail để gởi thư tạm thời trong thời gian mạng bị lỗi.


6. Thư đã được gởi, nhưng người nhận không nhận được

- Máy chủ nhận email đánh giá thư của quý khách là spam và xóa mà không có phản hồi.

- Máy chủ nhận email đánh giá thư của quý khách là spam và đưa vào thư mục /bulk hoặc /spam (gmail, yahoo). Quý khách có thể thông báo cho người nhận để họ xác nhận 1 lần địa chỉ email của quý khách không phải là spam: đưa địa chỉ email của quý khách vào white list, hoặc nhấn vào nút "Not spam" khi xem thư của quý khách.

7. Khi không gặp bất cứ thông báo lỗi nào

Đây là nguyên nhân khó xử lý nhất. Bạn đã xác nhận địa chỉ email mình đã gửi là chính xác, rất có thể một số quy định chống thư rác được thực hiện bởi người quản trị máy chủ đã lọc email của bạn vào danh sách này. Điều này có thể dựa trên IP (như trên) hoặc dựa trên một số nội dung trong email của bạn như một số hình ảnh, số điện thoại, hoặc văn bản khác. Thật không may điều này không để lại thông báo lỗi khi bạn gửi email. Do đó bạn có thể tạm thời dùng một địa chỉ email khác để gửi. Nếu hộp thư đang sử dụng cực kì quan trọng đối với bạn hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ mail như Google, Yahoo để khắc phục

- Nếu sử dụng các email được cung cấp sẵn từ các nhà cung cấp dịch vụ internet, hãy liên hệ dịch vụ hỗ trợ khách hàng của họ. Họ có thể sẽ yêu cầu một mẫu các email bạn đang cố gắng gửi cùng với những thông báo lỗi hoặc mã số mà bạn đã nhận được. Hãy chắc chắn cung cấp cho họ bất cứ điều gì họ cần để giúp giải quyết triệt để tình trạng của bạn.