Bí quyết để quản lý thời gian một cách hiệu quả ?

Đối mặt với sự trì hoãn

Bạn phải đối mặt với nó, có những việc chúng ta muốn làm và có những việc chúng ta phải làm. Những thứ mà chúng ta phải làm đó luôn luôn đợi chúng ta. Có lẽ rào cản lớn nhất trong việc quản lý thời gian là sự trì hoãn. Chúng ta có xu hướng trì hoãn làm những việc mà chúng ta ít muốn làm. Do vậy, sẽ dễ dàng hơn cho bạn khi bạn lưu tâm tới những việc đó.

Sử dụng thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn thấy thoải mái

Bạn sẽ thấy vui vẻ khi đến cuối ngày bạn nhận thấy mình đã hoàn thành các công việc đề ra. Bạn sẽ thấy mình tràn trề năng lượng và có thể đưa ra hướng tiếp theo cho ngày hôm sau. Tuy nhiên để đạt được cảm giác vui vẻ đó không phải là dễ dàng.

Xác định điều gì là quan trọng trong cuộc sống

Có 7 lĩnh vực quan trọng mà cần sự quan tâm khi bạn vạch ra kế hoạch và cân bằng chúng cho một ngày:

- Công việc

- Gia đình

- Giao tiếp xã hội

- Các bữa ăn

- Tập thể dục và các hoạt động thể chất

- Các sở thích

- Nghỉ ngơi/ngủ

Bạn phải đưa ra được khoảng thời gian cho từng lĩnh vực trên. Chỉ có 24 tiếng trong một ngày. Nếu bạn dành 14 tiếng cho công việc thì chỉ còn rất ít thời gian cho các lĩnh vực quan trọng còn lại. Điều đó sẽ tất yếu dẫn đến hệ quả: thời gian dành cho các mối quan hệ với những người bạn yêu mến sẽ đi và sức khỏe tinh thần và thể chất cũng suy giảm.

Quản lý thời gian: Bắt đầu như thế nào?

- Cân bằng: ghi nhớ mục đích quan trọng nhất của bạn là cân bằng thời gian của bạn vì thế bạn không nên thay đổi bất cứ lĩnh vực nào trong cuộc sống.

- Đưa ra ưu tiên: quyết định điều gì là quan trọng và bao nhiêu thời gian mỗi ngày sẽ dùng vào từng lĩnh vực đó.

- Viết thời gian biểu: một thời gian biểu mỗi ngày sẽ tạo cho bạn mục đích và hướng thực hiện. Bạn nên viết ra các khung thời gian cụ thể. Hãy kiểm tra những việc đã làm được để thấy vui hơn

- Đưa ra những mục tiêu ngắn, trung và dài hạn: Đưa ra kế hoạch cho ngày hôm nay là sự khởi đầu tốt, nhưng cũng quan trọng để lưu ý tới những việc cần phải hoàn thành trong một tương lai gần và xa.

- Biết được giới hạn: Học cách nói không với những việc mà không phù hợp với thời gian biểu của bạn. Bạn có thể cần đưa thời gian biểu của bạn cho những người khác hoặc đưa chúng vào kế hoạch sau này khi bạn có thể có thời gian nhiều hơn.

- Nhìn đồng hồ: Quan sát đồng hồ để tập trung vào những mục tiêu của bạn trong ngày.

- Nghỉ ngơi: không có thời gian biểu nào quá chặt chẽ tới mức bạn không thể có một phút để gọi điện thoại cho người bạn yêu hay uống một cốc nước hoặc nghỉ ngơi một chút.

- Kiểm tra lại: Hãy chắc chắn dành thời gian mỗi tối để xem mức độ bạn đã có thể duy trì sự cân bằng thời gian trong ngày như thế nào.

- Ngày mai là một ngày mới: Nếu bạn vạch ra kế hoạch cân bằng nhưng nó không được như ý muốn, hãy nhớ rằng ngày hôm sau là một ngày mới cho bạn.

Khi bạn làm chủ được thời gian của mình thì sẽ giúp bạn giảm được những căng thẳng không đáng có. Vào cuối ngày, bạn sẽ mỉm cười khi nhận ra những bí quyết để cân bằng cuộc sống.

Ai cũng có 168 giờ trong một tuần để hoàn thành các công việc được xếp vào dạng "ưu tiên". Để tăng lượng thời gian này lên mức tối đa và để quản lý hiệu quả công việc hằng ngày của bạn, hãy tạo cho mình thói quen thường xuyên tổ chức các hoạt động, lịch làm việc, và cả sinh hoạt hàng tuần của mình nữa. Xin chia sẻ với bạn một số bước quản lý thời gian hiệu quả nhé:

Bước một:

Hãy liệt kê một danh sách tất cả các công viêc thường ngày mà bạn phải làm (hoặc cần làm) trong một tuần điển hình nào đó, bao gồm cả: thời gian ngủ nghê, ăn uống (nhớ tính luôn thời gian nấu nướng chuẩn bị và dọn dẹp nhé), chăm sóc bản thân, công việc, đến các lớp học, thời gian lái xe, mua sắm, thời gian dành cho các thành viên trong gia đình, các câu lạc bộ, thanh toán hoá đơn, công việc tình nguyện, việc nhà, thể dục thể thao, gọi điện thoại, xem TV, thời gian cho các sở thích cá nhân, đọc sách báo, học hành nghiên cứu, và ...

Bước hai:

Tổ chức những công việc hàng tuần này thành những nhóm cùng loại với nhau và ghi chú lại thời gian bạn dành cho chúng.

Thật thú vị là gần một phần ba thời gian của bạn được sử dụng để phục vụ những nhu cầu cá nhân.

- Ngủ : 49h

- Vệ sinh cá nhân : 3h

- Ăn uống : 8h.

-> Tổng cộng : 60h

Sau đó, liệt kê và đếm khoảng thời gian bạn sử dụng cho công việc, trường lớp, và cả những chuyện khác không thuộc một tuần "điển hình" của bạn. Chúng cũng sẽ chiếm một phần ba trong 168 giờ hàng tuần. Cụ thể:

- Công việc: 40h

- Đi lại: 5h

- Các việc khác: 15h

-> Tổng cộng: 60h.

Bây giờ, hãy tính luôn những công việc bạn dành cho xã hội, ví dụ như :

- Thời gian cho gia đình: 15h

- Các mối quan hệ và bạn bè: 5h

- Nhà thờ, hội nhóm, tổ chức: 6h

- Hoạt động vì trẻ em, thể thao, vv...:8h

-> Tổng cộng: 33h. 

Cuối cùng, đối với lượng thời gian còn lại mà bạn có trong một tuần, hãy điền vào đó những công việc và sở thích cá nhân cũng như gia đình:

- Việc nhà: 3h

- Rèn luyện thân thể: 4h

- Sở thích và các hoạt động giải trí: 4h trường đào tạo

- Thời gian để tịnh tâm, cầu nguyện, suy ngẫm: 4h. vay tín chấp

->Tổng cộng: 15h.

Bạn có thể chia những mục này thành các hoạt động riêng theo khuynh hướng bộc lộ phong cách sống của bạn. Các bạn sinh viên sẽ thích liệt kê tất cả những lớp học và việc nhà của họ. Còn những người nội trợ lại thích liệt kê chi tiết tất cả những công việc mà họ phải làm thường ngày. Thời gian dành cho gia đình và bạn bè cũng có thể được chia rành mạch ra thành những mục nhỏ hơn.

Bước ba:

Tạo ra lịch tuần, mỗi lịch tạo ra có thể dài 24 giờ (hoặc chỉ 30’) cho mỗi ngày. Sau đó ghi sao cho vừa trên một trang giấy, nếu không thì bạn cũng có thể mua một cuốn lịch dạng sổ tay trong đó có chia một ngày hay tuần thành những giờ cụ thể. Đầu tiên, hãy ghi vào đó những hoạt động thường xuyên nhất và chiếm nhiều thời gian nhất, bao gồm việc ngủ nghê, làm việc, ăn uống, vệ sinh cá nhân, đi lại... Tô màu xanh cho những việc ngủ, vệ sinh và ăn uống để làm nổi bật rằng đây là các yếu tố cơ bản cuả cuộc sống. Tô màu xanh lá cây cho công việc và thời gian đi lại để nhấn mạnh đây là các yếu tố liên quan đến tiền bạc.

Tiếp sau những hoạt động ban đầu này là các nhiệm vụ, bổn phận và các cuộc họp... những thay đổi, trồi sụt đối với các cam kết thời gian từ tuần này sang tuần khác thường vẫn hay phát sinh. Vì thế những phát sinh này có thể được tô đỏ và có thể để chỉ những hoạt động như: các trận thi đấu, tập luyện thể thao, đi lễ nhà thờ, các cuộc hẹn đặc biệt v.v...

Điền vào các khoảng trống thời gian còn lại với những hoạt động thuộc về cá nhân, các mối quan hệ gia đình và xã hội để mang lại sự cân bằng và trọn vẹn cho bảng hoạch định thời gian cuả bạn. Những thay đổi liên tục là đặc trưng cuả mục này nên hãy dùng bút màu vàng để tô màu cho chúng biểu thị cho ánh sáng và niềm vui.

Lúc nào cũng phải giữ một bảng phân chia thời gian chính bên cạnh mình, dán các bản photo lên bàn hoặc tủ lạnh... và có những điều chỉnh cho thích hợp nếu cần thiết. Khi bạn đã có được kinh nghiệm trong việc viết thời gian biểu cho một tuần theo cách này thì việc quản lý thời gian cuả bạn cũng sẽ trở thành một thói quen thường xuyên và hết sức dễ dàng. Sẽ là một ý hay nếu bạn mở rộng lịch cuả mình cho các thành viên khác trong gia đình.