Quy trình của một văn phòng

Một số việc bạn cần làm:

I-Chuẩn hoá hồ sơ tài liệu:

Tổ chức, thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, theo đúng chức năng sử dụng, mục tiêu kế hoạch qua đó nắm được toàn bộ hồ sơ tài liệu để phục vụ hoạt động SXKD, cung cấp nhanh chóng, hiệu quả dữ liệu một cách tức thời cho những người lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

Xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu như: chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác, chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ...

* Hồ sơ, tài liệu hành chính văn phòng
* Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự
* Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD
* Hồ sơ tài liệu kỹ thuật
* Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán
* Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp

II- Chuẩn hoá quy trình làm việc:

Nhân viên thường đợi người quản lý giao việc và thực hiện theo yêu cầu của công việc. Chưa chủ động tự lên trước kế hoạch cho mình sẽ làm trong ngày, trong tuần, trong tháng, dẫn đến việc không biết sắp xếp công việc cho mình một cách hợp lý. Hệ lụy của sự thụ động theo kiểu này là nhân viên chỉ biết phục tùng, không phải suy nghĩ hay góp sức cho các quyết định được đưa ra. Từ đó nhân viên trở thành một người thừa hành, thụ động.

Bạn thử hình dung buổi sáng khi đến văn phòng mà bạn chưa biết sẽ làm việc gì, có bao nhiêu thứ đang chờ mình, không biết bắt đầu từ đâu, việc này việc kia nên ưu tiên làm việc nào trước việc nào sau? sắp xếp công việc ra sao…Và mọi thứ cứ rối tung cả lên mà chẳng giải quyết được việc nào suôn sẻ.

Những người quản lý thời gian hiệu quả sẽ có tư duy rành mạch hơn, rõ ràng hơn, họ là những người sáng tạo hơn và làm việc tốt hơn. Chắc chắn như thế! Và chắc chắn họ sẽ có nhiều thời gian hơn để đào sâu nghiên cứu những vấn đề chuyên ngành, hay đơn giản là làm những công việc riêng.

III- Tìm kiếm một công cụ quản lý:

Quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý hồ sơ tài liệu, quản lý công việc...Những công cụ quản lý bạn không nên bỏ qua.