Những công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp từ Google như thế nào?

Tin cậy, an toàn cho thư điện tử và các tài liệu từ những ứng dụng của Google là điều mà người dùng nhóm và các doanh nghiệp rất quan tâm. Một số ứng dụng miễn phí của Google mà tác giả sẽ gửi tới các bạn dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí, tạo nối kết tốt hơn giữa các cá nhân với nhiều điểm mạnh mà có thể các bạn chưa biết đến.

Có rất nhiều gói để những nhà quản trị mạng lựa chọn cho nhóm, doanh nghiệp của mình: Free, Business, Education, Government, Non-Profit. Ngoài gói miễn phí thì các nhóm về sau có nhiều lợi thế về bảo mật hơn, dung lượng nhiều hơn. Nhưng hầu hết người dùng chúng ta cũng chỉ cần khai thác hết những tính năng của gói ứng dụng Free (GF) cũng thấy được rất nhiều lợi ích mà Google Apps (GAP) đem lại.

GF cho phép tạo tới 50 người dùng. Nó phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, những lớp học bình thường. Địa chỉ email của các bạn sẽ giống nhau, chỉ khác phần user: a@jackop.co.cc, b@jackop.co.cc, c@jackop.co.cc. Đặc biệt hơn, địa chỉ email sẽ đóng góp vào "tiếng nói chung" cho đơn vị của bạn qua tên domain (ở trên là jackop.co.cc).

Những tính năng nổi bật của gói GF

    * Chỉ với một Click là các bạn có thể gửi tới hằng loạt địa chỉ email cùng lúc
    * Hỗ trợ hầu hết các ứng dụng Gmail, Contacts, Calendar, Chat, Mobile, Docs, Sites ...
    * Cho phép tạo nhóm với nhiều tính năng nổi bật
    * Chỉnh sửa hình ảnh mặc định cho trang chủ
      ...

Cách tạo mới và thiết lập tài khoản
Trước tiên bạn cần phải có một domain. Nếu bạn không có thì có thể tạo từ các dịch vụ domain miễn phí như .co.cc hay .cz.cc. Đây là những dịch vụ hỗ trợ rất tốt các ứng dụng của Google như Google Adsense, Google Search ...
Bước 1: Click vào ĐÂY để kiểm tra và tạo một domain .co.cc mới (Ví dụ nhập trungpaul rồi Click vào nút "Check availability")

Hình C.1: Tạo lập domain miễn phí mới ở .co.cc

Bước 2: Nếu tình trạng là "Available" và $0 thì với mục đích miễn phí, chúng ta click tiếp vào nút "Continue to registration" và chờ, bấm vào nút "Create an account now" rồi hoàn thành những thông tin cần thiết.

Bước 3: Chúng ta vào google và tạo lập các thông tin cần thiết lần lượt theo các địa chỉ (đã chỉ rõ trên thanh công cụ trong hình ảnh) và các hình ảnh cụ thể theo các hình ở dưới đây.

Hình G.1: Nhập domain mới tạo ở trên vào và click "Get Started"

Hình G.2: Nhập các thông tin cần thiết khác

Hình G.3: Hoàn thành việc đăng ký ở Google

Hình G.4: Đăng nhập

Hình G.5: "I accept..." để hoàn tất dịch vụ

Hình G.6: Đăng nhập vào thư điện tử để lấy mã verify

Bước 4: Quay trở lại trang .co.cc rồi click vào Setup > Zone Records > tạo mới các giá trị tương tự như hình dưới.

Hình C.2: Tạo lập các thông số cho Domain

MẸO: Giá trị có các ký tự google ở đầu ở trường CNAME tương ứng để Verify cho domain của bạn sẽ được lấy từ link: https://www.google.com/a/cpanel/jackop.co.cc/verifyownership (Giá trị jackop.co.cc của bạn sẽ khác)

Bước 5: Cuối cùng các bạn chuyển sang Google rồi click vào nút "Verify" như hình dưới

Hình G.7: "Verify" để hoàn thiện tích hợp domain

Các thiết lập cơ bản cho GF
Tạo lập mới người dùng
Sau khi đăng nhập vào Google, các bạn click chuột vào liên kết "Organization & Users" và "Create a new user" để tạo lập mới người dùng.

Hình G.8: Quản lý người dùng

Thay đổi giao diện đăng nhập
Domain settings > Appearance > Browse để chọn tới ảnh mà bạn muốn hiển thị ở trang đăng nhập rồi Upload.

Hình G.9: Thay đổi giao diện sử dụng

Google có rất nhiều ứng dụng rất hữu ích, việc khám phá và sử dụng tốt những ứng dụng đó còn bỏ ngỏ rất nhiều cho cộng đồng người sử dụng. GF mà tác giả giới thiệu ở trên chỉ là một điển hình. Các bạn có thể tự tìm hiểu và mở rộng nhiều hơn nữa với những gói giáo dục (Education: Bộ giáo dục và Đào tạo đã triển khai) hoặc những gói nào bạn muốn. Chúc các bạn quản trị hệ thống có được nhiều thời gian rảnh rỗi qua những trợ giúp đắc lực của Google !